Business Intelligence em Bibliotecas com Power BI
A cada minuto são gerados mais e mais dados de forma exponencial. Transformar dados em informação é fundamental para a tomada de decisão e gerenciamento estratégico de qualquer organização.
As bibliotecas também não fogem a regra. Serviços oferecidos, estudos de usuários, campanhas de marketing, métricas do acervo, métricas científicas… São muitos dados que precisam ser sintetizados.
Onde estão esses dados?
Banco de dados, planilhas, tabelas… Inúmeras fontes que não se conversam diretamente e que precisam de horas de análises recorrentes (porque os dados estão sendo gerados a todo o tempo) para se relacionarem.
Compreender o que se passa diariamente com os serviços/materiais oferecidos e para quem se oferece é a inteligência de negócio que uma biblioteca precisa para atuar de forma mais eficiente.
Afinal, não seria interessante você visualizar toda a atuação da sua biblioteca resumida em gráficos dinâmicos e claros?
Neste artigo irei passar por alguns conceitos de business intelligence, softwares de BI e também apresentarei um relatório introdutório de como podemos visualizar as informações de uma biblioteca em Power BI.
Então venham comigo…
Business Intelligence
Da sua tradução literal “Inteligência de Negócio”, o BI é um conceito formado por métodos e tecnologias que analisam dados do presente-passado para averiguar informações e ter insights para tomada de decisão.
Etapas do BI
As principais etapas são:
- Necessidades do negócio: Antes de partirmos para os dados é importante saber o que se precisa responder e solucionar com eles;
- Mapear fontes de dados: Agrupar as fontes dados, que podem vir de um banco de dados em SQL , uma planilha em excel, um arquivo CSV, uma tabela dentro de um PDF ou até mesmo uma lista no Sharepoint;
- ETL: Do inglês Extract, Transform and Load (extrair, transformar e carregar) é a etapa que irá ser realizada a coleta, limpeza e carregamento em um padrão para se conversarem entre si;
- Modelagem no Data Warehouse: Estruturação dos dados de acordo com a modelagem adequada nos armazéns de dados;
- Visualização: Desenvolver visualizações nos dashboards, para responder às necessidades do negócio estabelecidas antes do início do processo.
Softwares de BI
Para o desenvolvimento das etapas do BI são utilizados softwares especializados que facilitam o processo.
Apenas poderíamos ter eles trabalhando nas últimas etapas, caso o data warehouse da organização já esteja mapeado e estruturado.
São muitos os softwares:
…
Para não se perder a tantos, podemos utilizar o quadrante mágico da Gartner para nos nortear, onde temos o Power BI, o Tableau e o QlikView como líderes de mercado:
Mas você pode se perguntar:
Qual eu devo utilizar?
Responderei com a frase do Victorino Vila:
“A melhor ferramenta de Dashboard é a que você sabe trabalhar”
O importante é conseguirmos solucionar os problemas do negócio e entendermos os conceitos essenciais do BI.
Você pode se especializar em uma ferramenta e conhecer um pouco mais outras para ampliar seus conhecimentos.
Power BI
Como já visto é um software líder e muito utilizado no mercado. Ele nasceu de um agrupamento de ferramentas que a Microsoft já havia criado no excel, o power query, power pivot e o power view.
Com a adição do compartilhamento em nuvem nasceu então o Power BI.
Hoje você pode baixar em seu computador o Power BI Desktop gratuitamente e trabalhar com seus dados, entretanto para publicá-lo (compartilhar na web) será necessário utilizar o Power BI Service. Veja esse artigo de como publicar com uma conta pessoal.
Dashboard da biblioteca
É possível utilizarmos o BI dentro de bibliotecas para extrairmos e sintetizarmos ao máximo todas as informações das nossas atividades.
Para exemplificar desenvolvi um dashboard em Power BI com os dados dos empréstimos da biblioteca da UFRN de 2010–2020, relacionados com os dados de seu acervo.
Nele você terá uma visão geral dos dados “atuais” dos empréstimos realizados no primeiro semestre de 2021.
O total de empréstimos, de qual categoria geral da CDU, pelo tipo de usuário, por qual biblioteca e de qual coleção.
Em visão temporal você também pode ver a quantidade de empréstimos totais por ano (mês e dia com drill down).
Além de poder ver em qual horário se teve maior quantidade de empréstimos.
Relatório de BI estático não tem graça!
Interaja você mesmo por aqui.
E veja meu vídeo explicativo também:
Lembre-se:
O segredo de toda análise é o “porquê?”
Por que os empréstimos de CDU da classificação “Arqueologia, Geografia, História” equivalem a apenas 3% do total?
Por que a média do volume de empréstimos dos alunos de pós graduação (nos últimos 10 anos) é aproximadamente 5 vezes menor do que dos de graduação?
Por que a partir de 2017 o volume de empréstimos da “Biblioteca Setorial do Núcleo de Ensino Superior do Agreste — Nesa — Nova Cruz” teve um número proporcional menor do que a média das demais e dos anos anteriores?
Por que temos mais empréstimos no período das 16 horas?
…
Apenas como exemplo algumas coisas que poderíamos levantar com todas as informações que foram expostas. Sempre levando em conta os objetivos da organização.
Próximos Passos
Através de tabelas distintas podemos relacionar os dados e extrair mais informações. Com dados que ainda precisariam ser melhor estruturados e entendidos com os responsáveis, para se aprofundar em análises mais assertivas.
Tive algumas dificuldades com a limpeza dos dados:
- Com a matrícula não preenchida para todos os usuários me impedindo de estabelecer algumas métricas mais individuais para cada um;
- A data de devolução e renovação possivelmente estão incorretas, pois possuem uma diferença de mais de 60 dias (ás vezes 1 ano) de tempo de empréstimo. Não conseguindo estabelecer algumas análises em relação a isso.
Isso apenas para mostrar que com poucos dados já conseguimos desenvolver um BI que trouxe alguns insights sobre o negócio.
Podemos ter dados mais específicos sobre:
Acervo:
- Uma CDU mais específica;
- Com o acervo digital;
- Com as bases assinadas;
- Com métricas apenas do acervo, para levantar análises mais rápidas para tomada de decisão em desenvolvimento de coleções.
Usuários:
- Com dados específicos dos usuários.
- Quais são os seus cursos?
- Quais são as matérias que estão estudando atualmente?
- Qual o seu rendimento atual?
- Quais são as suas preferências?
Uso:
- Temos um uso de material mais técnico ou cultural?
- Está condizente com o objetivo da organização?
- E as consultas, quantas foram e por quem?
- Estes empréstimos estão sendo de fato utilizados em atividades e trabalhos dos alunos?
- O marketing da informação está em concordância com os empréstimos realizados?
São muitos próximos passos que poderíamos dar.
Principalmente porque isso pode ser aplicado em bibliotecas não apenas universitárias, mas públicas, escolares, comunitárias…
A biblioteconomia de dados é para todas as bibliotecas!
O que você acha de desenvolver análises sobre os dados da biblioteca onde atua?
Deixe sua resposta nos comentários.
Podemos fazer uma parceria.
Aprendendo…
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